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審計溝通談

發布時間:2016-08-03 來源:烏魯木齊市開發區(頭屯河區)審計局 劉清枝 點擊:580

審計溝通是指審計機構與被審計單位、組織就審計有關事項、依據、結論、決定或建議進行積極有效探討和交流的過程。有效溝通的六大步驟:一是事前準備;二是確認需求;三是闡述觀點;四是處理異議;五是達成協議;六是共同實施。達到思想一致、洞悉真相、排除誤解、疏導情緒、消除困擾、減少阻力、增進了解等目的。從工作日常應用出發,主要的審計溝通有如下層次:

一、與領導的溝通

在工作中,我做過這樣的事情:領導下達一個工作指令,我立即答應下來,轉身就去做,等出了領導辦公室干起來時,才發現有許多細節還模糊,干得很困難,不出成果或結果令領導和自己不滿意。或在工作中只埋頭自己干,有時候鉆進牛角尖里,也不向領導匯報,既影響領導對工作進度的判斷,又影響問題的正確判斷。所以,與領導溝通要仔細聆聽領導的命令,與領導探討目標的可行性,擬定詳細的工作計劃,在工作進行之中隨時向領導匯報,讓領導及時了解你的工作情況,并為你指正工作進展中的錯誤,或者及時修正實際工作進展與領導預期愿望的差異。重要問題有不明白之處,必須復述后讓領導確認,以獲知領導的真實意思。在工作完成后及時總結匯報,主動地匯報工作是對你自己工作情況的一項總結,也是表現你工作積極性、工作認真程度、對領導的重視程度等各個方面的一個綜合體現。匯報的內容要與領導原來的指示、計劃和期望相對應,避免文不對題,浪費領導的時間。

例如,每年我局的財政同級審計工作,領導會安排及早地把審計實施方案做出來,我們一般考慮到的就是財政審計必須覆蓋到的事項。不認真考慮的話,可以把從前的方案換個年份復制一下就好。但年年同級審,側重點各是什么?審計署和自治區當年的審計工作會議的指導意見是什么?當年都有哪些審計工作,在人力和時間都有限的前提下如何結合?開展項目可調配的人員有哪些?對時間和質量上的影響有哪些?等等,都需要在認真思考的前提下,提出問題與領導反復溝通,甚至多考慮幾個方案供領導選擇。執行中,及時匯報,便于領導掌握工作進度,把控工作質量,安排下一步的工作任務。

二、審計組長與成員的溝通

帶審計組不是一件簡單的事情。曾經,審計組長是要通過考試才能取得資格,才能帶組的。現在,不考試了,且在基層,因人員少,大家都有較多的機會來擔任審計組長,我借鑒溝通書籍中的要求,對當好審計組長應該具備的溝通能力總結如下:

1.正確傳達命令意圖(5W2H):Who執行者;What做什么;How怎么做;When時間;Where地點;How much工作量;Why為什么。

2.使成員積極接受命令:態度和善,用詞禮貌,讓成員明白這件工作的重要性;給成員更大的自主權;共同探討狀況,提出對策讓成員提出疑問。

3.適時適度地贊揚成員:贊揚的態度要真誠;贊揚的內容要具體;注意贊美的場合;適當運用間接贊美的技巧。

4.對于錯誤要恰當指出,幫助改正:以真誠的贊美做開頭;要尊重客觀事實;不要傷害成員的自尊與自信;友好地結束批評;選擇適當的場所。

在審計機關里,許多時候,審計組長與審計組員在各項目工作中常常是互相合作,輪流當組長的。一般大家都會按照審計法的要求充分尊重組長,實行“組長負責制”;同時,組長也要充分尊重組員并調動組員的工作積極性,才能提高效率,保證質量,團結合作,共同進步。

三、與同事間的溝通

從對方的角度出發,從共同的利益出發,使用聆聽和說話的技巧,正確了解他人的感受和情緒,進而做到相互理解、關懷和情感上的融洽。

1.學會聆聽。您聽別人說話時,您真的聽懂他說的意思嗎?如果不懂,就請聽別人說完。傾聽是一種能力,傾聽在前、問題在后,能在對方的講話中捕捉到可供溝通的信息。

2.理解共贏。一是用別人喜歡的方式而不是自己的習慣方式與他人溝通。二是不要把自己的意思,投射到別人所表達的內容里面。三是要別人理解你,你必須首先理解別人。你成全別人利益后,別人才能滿足你的目的。真誠、坦率待人,從友好、合作的愿望出發,以大局為重,敢于堅持原則,出于公心,沒有不可告人的目的,達到理解共贏。

四、與被審計單位人員的溝通   

1.溝通要有針對性。審計人員可準備一個提綱腹稿提高溝通效能。一是針對問題,學會巧妙提問,要圍繞審計目標,精列要點,做到深淺適度、快捷準確,以點帶面,縮短溝通時間,以便及時投入正常工作。這要求我們充分了解被審計單位業務的細節,才能有效提問。提問要從對方感興趣的話題入手,從對方可以認同的話開場,多以開放式問題提問,誘出對方的想法和態度,開放式問題就是不對回答者設定選項,可以自由回答的問題,如“你怎么看?”、“你覺得?”、“為什么?”,封閉式問題是相對開放式問題而言的,通常以“是”或“否”作為答案的問題。開放式問題可以使審計人員了解更多的信息,以便在審計業務中更好地做出職業判斷。以商討的口吻向對方傳達自己的主張和意見,以求教、征求對方意見的方式來提出自己的建議。二是針對不同對象,對象身份不同,提問的語氣和措辭也有不同講究。怎樣和不同層級的人溝通要在實踐中不斷總結經驗。同一問題,提問方法不同,其效果亦不一樣,要避免指責性或領導性口吻,采用開放性的問題,引出受訪者的談話。提出的問題要使受訪者明白我們做了準備工作,并且樂于傾聽。如對某機關的審計中,以前的會計調任檔案股長,按常理,問一下現任會計就可以了,而審計人員則可以以祝賀其高升為由展開談話,升任檔案股長的原會計謙遜地說,除了多掙點股長津貼,一無所有。審計組由此輕易查明了該機關多發津貼的事實。在對舞弊問題的調查中,使用某些令對方惱火的問題,有益于得出真相。

2.溝通要注意方式。審計溝通一般包括口頭和書面兩種方式。其中,口頭方式最常用,如詢問有關審計單位的基本情況,或與被審計單位人員就審計中發現的有關問題進行討論等。但對于某些重要事項,應采用書面方式進行溝通,如對資料提供不及時單位的催收,與被審計單位在因下社區、休假等與審計相關的重要人員必須配合工作的工作協調函等。

3.選擇溝通環境、考慮討論或是召開座談人數、控制溝通時間(尊重受訪者的時間)也是有效溝通的構成條件。文明和睿智是審計人員贏得尊重,實現有效溝通、樹立文明審計形象的基礎。這要求審計人員具備扎實的業務水平和良好的個人素養。健康得體的禮儀,長期積累的審計經驗,溝通前認真做好被審計單位的行業知識等方面的功課,再加上自身掌握的會計、財務管理、稅法這樣的財稅專業知識,并在溝通中對周圍的事物反應敏銳等,都會幫助審計人員在審計溝通時找準談話的切入點,提高工作效率,贏得被審計單位的尊重。

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